LA SEGNALAZIONE DI CONDOTTE ILLECITI

(Whistleblowing)

 

1. Che cos’è il Whistleblowing

Il Whistleblowing è un istituto introdotto dalla legge 6 novembre 2012, n. 190, “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella Pubblica Amministrazione”. Costituiscono segnalazioni whistleblowing quelle compiute da un lavoratore che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato. Il contenuto della segnalazione deve sempre rispondere alla salvaguardia dell’interesse all’integrità della pubblica amministrazione e, proprio per tale motivo, l’ordinamento conferisce al segnalante una serie di tutele.

 

2. Chi può effettuare la segnalazione

In base alla legge 30 novembre 2017, n. 179 “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, possono effettuare le segnalazioni al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza di Telekottage Plus Srl:

- i dipendenti;

- i collaboratori e consulenti esterni nonché i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di Telekottage Plus Srl.

 

3. Cosa può essere segnalato

Sono oggetto di segnalazione le condotte e i fatti illeciti, commessi nel contesto lavorativo di Telekottage Plus Srl a danno dell’interesse pubblico, di cui i soggetti elencati al paragrafo 2 sono venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

Per condotte illecite si intendono ad esempio:

- irregolarità e utilizzo distorto del potere discrezionale nell’ambito di procedure di affidamento di contratti pubblici;

- accessi indebiti agli applicativi informatici (anche mediante l’uso di credenziali altrui);

- utilizzo improprio di istituti a tutela del dipendente (es. malattia, garanzie e tutele ex legge 5 febbraio 1992 n. 104, congedi, permessi sindacali);

- irregolarità nell’attestazione delle presenze in ufficio;

- rapporti/frequentazioni inopportune tra dipendenti e “soggetti esterni” (es. utenti, consulenti, collaboratori, fornitori, ecc.) per il raggiungimento di fini privati mediante l’abuso della posizione attribuita;

- autorizzazione e liquidazione indebita di spese relative al personale;

- false dichiarazioni;

- violazione delle norme ambientali e di sicurezza sul lavoro.

 

Non rientrano quindi nelle segnalazioni:

- meri sospetti o voci;

- rimostranze personali del segnalante;

- rivendicazioni attinenti al rapporto di lavoro o di collaborazione;

- rivendicazioni attinenti ai rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.

 

4. Quando segnalare

Per procedere alla segnalazione è sufficiente essere venuti a conoscenza di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato; non è pertanto necessario essere certi dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e/o dell’identità dell’autore.

 

5. Cosa indicare nella segnalazione

Al fine di consentire la corretta comprensione dei fatti e/o dei comportamenti segnalati, è opportuno circostanziare il più possibile la segnalazione indicando, se conosciuti, il tempo e il luogo in cui si è verificato il fatto, la descrizione del fatto, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. E’ utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di soggetti che possano contribuire a formare un quadro il più completo possibile di quanto segnalato.

La segnalazione, pertanto, deve contenere i seguenti elementi essenziali:

- gli autori del comportamento segnalato ed eventuali altri soggetti coinvolti, anche esterni a Telekottage Plus Srl, ovvero ogni elemento utile alla loro identificazione;

- una chiara, completa e circostanziata descrizione dei fatti oggetto di segnalazione (riscontrabili e conosciuti direttamente dal denunciante e non riferiti da altri soggetti diversi dal denunciante);

- se conosciute, le modalità nonché le circostanze di tempo e di luogo di accadimento dei fatti segnalati, specificando se l'attività risulta ancora in corso;

- eventuali altri soggetti che possano riferire proficuamente sui fatti segnalati;

- ogni altra informazione, osservazione o commento di ausilio nel riscontro dei fatti segnalati.

Nel caso in cui il segnalante volesse procedere con segnalazione anonima, la stessa verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

 

6. Quali sono le tutele del segnalante

Il RPCT di Telekottage Plus Srl garantisce la massima riservatezza dell’identità del segnalante, intendendo come tale non soltanto il suo nominativo ma anche tutti gli elementi della segnalazione, inclusa la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento possa, anche indirettamente, consentire l’identificazione del segnalante. Il trattamento di tali elementi viene quindi improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati nei casi in cui, per ragioni istruttorie, altri soggetti ne debbano essere messi a conoscenza.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato da Telekottage Plus Srl, l'identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità.

Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, Telekottage Plus Srl non potrà procedere con il procedimento disciplinare se il segnalante non acconsente espressamente alla rivelazione della propria identità.

La violazione della riservatezza dell’identità del segnalante è fonte di responsabilità disciplinare.

Nel caso in cui si renda necessario, il RPCT trasmette la segnalazione, nel rispetto della tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, alle autorità giudiziarie competenti, avendo cura di evidenziare che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela della riservatezza ai sensi dell’art. 54-bis del d.lgs. 165 del 2001. Laddove detta identità venga successivamente richiesta dall’Autorità giudiziaria o contabile, il RPCT fornisce tale indicazione previa notifica al segnalante.

Il dipendente segnalante è inoltre tutelato normativamente da eventuali misure ritorsive o discriminatorie adottate a seguito della segnalazione, non potendo essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa, sia attiva che omissiva, avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro. La normativa prevede in merito un’inversione dell’onere probatorio, secondo il quale spetta all’Amministrazione dimostrare che le misure adottate, ritenute dal segnalante discriminatorie o ritorsive, sono motivate da ragioni estranee alla segnalazione stessa.

Per specifica previsione normativa le tutele previste nei confronti del segnalante cessano in caso di sentenza, anche non definitiva di primo grado, che accerti nei confronti dello stesso la responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati connessi alla denuncia, ovvero la sua responsabilità civile, per aver riferito informazioni false riportate intenzionalmente con dolo o per colpa.

 

7. Come effettuare la segnalazione

L’unico soggetto interno a Telekottage Plus Srl, destinatario delle segnalazioni whistleblowing, è il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza.

Le modalità di inoltro della segnalazione sono indicate nella sezione “segnalazione di condotte illecite Whistleblowing” (link) presente nel sito di Telekottage Plus Srl.

 

8. In che modo viene verificata la segnalazione

Acquisita la segnalazione il RPCT procede ad effettuare una prima attività di verifica e di analisi della segnalazione ricevuta volta a valutare l’ammissibilità e la fondatezza della stessa.

Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, quale segnalazione di whistleblowing, il RPCT avvia l’istruttoria interna sui fatti e sulle condotte segnalate.

L’onere di istruttoria del RPCT consiste nel compiere una prima imparziale delibazione sulla sussistenza di quanto rappresentato nella segnalazione, in coerenza con il dato normativo che si riferisce a una attività “di verifica e di analisi” e non di accertamento sull’effettivo accadimento dei fatti. Per lo svolgimento dell’istruttoria il RPCT può avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite il canale dedicato nella piattaforma informatica o anche di persona. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici di Telekottage Plus Srl, avvalersi del loro supporto, coinvolgere terze persone, tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.

Qualora, a seguito dell’istruttoria, il RPCT ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, interesserà immediatamente gli organi preposti interni o esterni a Telekottage Plus Srl, ognuno secondo le proprie competenze.

In ogni caso, ove sia necessario coinvolgere negli accertamenti altri soggetti che abbiano conoscenza dei fatti segnalati, interni o esterni a Telekottage Plus Srl, il RPCT non trasmette la segnalazione a tali soggetti, ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte e, se del caso, estratti accuratamente anonimizzati della segnalazione, prestando la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.

Per garantire la gestione e la tracciabilità delle attività svolte il RPCT assicura la conservazione delle segnalazioni e di tutta la correlata documentazione di supporto per un periodo di cinque anni dalla ricezione e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione, avendo cura che i dati identificativi del segnalante siano conservati separatamente da ogni altro dato.